Centre d’aide
Consultez nos questions réponses sur Koba Civique et son portail de services numériques.
Général
Où êtes-vous situé ?
Nos usines de production se situent à Rantigny (60 – Oise) et Canéjan (33 – Gironde). Notre siège social est basé à Neuilly sur Seine (92).
Quelle est la philosophie de Koba Civique ?
Notre philosophie est d’accompagner les collectivités locales dans leur transition numérique. En créant votre Portail de services numériques, vous maîtrisez votre budget et ne payez que ce dont vous avez besoin.
Quel est le plus de Koba Civique par rapport à un service autre ?
Nous sommes partenaire du service public depuis 40 ans. Nos offres sont spécifiques et pensées pour les mairies et collectivités locales. Des outils pratiques, faciles à gérer, des services clés en main évolutifs.
Que se passera-t-il si à l’avenir la loi impose de nouvelles normes ou obligations en matière de services numériques ?
Pas de panique, nos solutions sont évolutives ! En cas de nouvelles réglementations, nous ferons en sorte de les appliquer puis de les déployer.
Abonnement
Y-a-t-il un engagement ? Si oui, de combien de temps est-il ?
Oui. L’ensemble de nos solutions sont vendues avec un engagement de durée. Le renouvellement s’effectue tacitement par période de un an.
Puis-je moduler mes offres en cours d’année ?
Les offres sont définies pour une année et peuvent évoluer au moment de chaque renouvellement annuel. Vous pouvez également contacter notre service client à tout moment pour ajouter une option.
Je veux travailler avec Koba Civique mais je suis encore sous contrat avec un autre prestataire, comment faire ?
Il suffit de résilier le contrat avec votre partenaire pour profiter pleinement de nos offres.
Assistance
Proposez-vous une formation personnalisée ?
Lors de la souscription, une formation par téléphone ou visio Teams d’1h00 à 1h30 est comprise. Il est également possible de faire des formations de groupe. Contactez notre équipe pour en savoir plus.
Y-a-t-il une assistance téléphonique ?
Oui, il y a une assistance téléphonique qui vous accompagne et qui répond à vos questions pour vous aider.
Comment puis-je contacter l’équipe Koba Civique ?
Vous pouvez nous contacter par email ou par le chat du lundi au vendredi de 9h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30. Email : succes.client@koba.com
Paiement
Quelles sont les modalités de facturation ?
La facturation s’effectue annuellement à partir de la date de mise en ligne de votre site internet. La période initiale est de 3 ans. À l’échéance il est impératif de demander un nouveau devis pour renouveler votre abonnement.
Technique
Où sont développés vos services ?
Tous nos services sont développés dans nos bureaux à Paris. Nous sommes une solution 100% française.
Les solutions proposées sont-elles sécurisées ?
Nous vous garantissons que tous nos services bénéficient d’un niveau de sécurité optimal.
Y-a-t-il des installations particulières à faire ou du matériel à acquérir pour utiliser les services Koba Civique ?
Pas du tout. Tous nos services s’utilisent directement sur un navigateur internet sans installation préalable. Il vous suffit de posséder un ordinateur, tablette ou smartphone ainsi qu’une connexion internet.
Je n’ai pas de connaissance technique, puis-je utiliser vos services ?
L’interface proposée par Koba Civique est intuitive et ne nécessite pas de compétence particulière. N’oubliez pas qu’une formation est incluse lors de la souscription.
Le Portail de services numériques est-il compatible sur tablette et smartphone ?
Oui, notre Portail est développé en « responsive design ». Le site et l’espace collaboratif s’afficheront correctement sur tous types d’écran, quel que soit sa taille.
Mon site
Quels sont les délais de réalisation ?
Les délais de livraison d’un site internet varient en fonction de votre cahier des charges. En moyenne les sites sont livrés sous 2 mois.
La solution « Mon site » est-elle adaptée aux mobiles et aux tablettes (responsive) ?
Notre solution s’adapte à tous les supports numériques (écran d’ordinateur, tablette et smartphone).
La solution « Mon site » est-elle personnalisable ?
Afin de vous permettre de créer un site à votre image, vous pouvez personnaliser les options, les couleurs, les rubriques dans le menu… Nos outils sont livrés en « solution standard » sans développement spécifique sans devis.
Est-elle conforme aux normes en vigueur ?
Notre offre « Mon site » vous garantit un respect des normes RGPD, RGAA, W3C et certificat SSL.
Qui mettra à jour les contenus du site internet ? Est-ce difficile ?
Vous êtes entièrement autonome dans la mise à jour et la gestion de vos contenus. « Mon site » dispose d’un outil de gestion de contenu très intuitif. Une session de formation d’1h00 à 1h30 sera effectuée pour vous familiariser avec l’outil.
Si la personne en charge du site internet quitte la mairie, que se passe-t-il après son départ ?
Il vous suffit de contacter notre équipe afin de convenir d’une nouvelle formation.
Où est hébergé mon site internet ?
Votre site est hébergé sur les serveurs d’OVH France. Nous avons fait ce choix afin de vous garantir le meilleur niveau de sécurité et de fiabilité possible.
Mon site pourra-t-il évoluer ?
Nos fonctionnalités proposées lors de la souscription sont standardisées pour l’ensemble de nos clients. Toutefois il est possible de faire ajouter ou évoluer certains développements sous réserve de validation d’un devis.
Ma mairie possède son nom de domaine ; peut-elle le conserver ?
Bien sûr, il vous suffira de nous le demander lors du transfert de vos données.
Est-il protégé du piratage ?
Oui, notre équipe a mis en place des mesures de protection importantes et réalise régulièrement des correctifs de sécurité.
Mon site est-il compatible avec tous les navigateurs ?
Notre service est compatible avec l’ensemble des navigateurs internet et l’ensemble des systèmes d’exploitation.
Mon espace collaboratif
Peut-on personnaliser la plateforme ?
Il est possible de personnaliser votre fond d’écran, vos catégories, les paramètres de notification et gérer les droits d’accès. Toute autre personnalisation peut faire l’objet d’un devis.
Combien d’utilisateurs par défaut sont compris dans l’offre ?
Chaque abonnement inclut 4 utilisateurs par défaut. Vous êtes plus nombreux ? Vous pouvez augmenter le nombre d’utilisateurs en achetant des « packs utilisateurs ».
Existe-t-il un nombre minimal/maximal d’utilisateurs ?
Non, peu importe la taille de votre équipe notre solution « Mon espace collaboratif » est ouverte à tous.
Est-il possible de créer des groupes ?
Oui, vous êtes autonome dans la création de groupes. Ils permettent de définir les droits de chaque utilisateur et de contrôler l’accès aux données confidentielles.
Est-il possible d’inviter d’autres utilisateurs ?
Vous pouvez inviter autant de personnes que votre nombre d’utilisateurs disponible le permet. Par défaut, vous disposez de 4 utilisateurs.
Ai-je la main sur la confidentialité des informations partagées ?
Oui, avec les notions de groupes et niveaux de droits, vous choisissez qui a accès à vos documents, photos, agenda…
Y a-t-il plusieurs niveaux de droits ?
Oui, vous pouvez définir différents niveaux d’accès selon les groupes et les utilisateurs de votre espace collaboratif.
Quels types de documents peut-on stocker ?
Vous pouvez stocker tous types de fichiers bureautiques (Word, PowerPoint, Excel, photos, PDF, zip…).
Où sont stockés les documents ?
L’ensemble de vos documents sont stockés sur les serveurs OVH France pour vous garantir le meilleur niveau de sécurité et de fiabilité possible.
Ma communication
L’offre permet-elle d’envoyer des SMS à tous les opérateurs français ?
Koba Civique couvre l’intégralité des opérateurs français et d’Outre-Mer.
Est-il possible de cibler les envois ?
Oui il est possible de cibler votre envoi à l’aide de notre outil de segmentation. Vous pouvez filtrer votre base de données avec des critères tel que le sexe, l’âge, la situation familiale…
Comment constituer une base de données ?
Si vous possédez notre solution « Mon site », les données récoltées se mettent directement à jour dans votre base de données « Ma communication ». Vous avez une autre solution ? Vous pouvez importer vos contacts directement dans notre outil.
La base de données est-elle conforme à la RGPD ?
Koba Civique a une politique de confidentialité conforme à la loi sur la protection des données. Notre offre « Ma communication » dispose d’une base de données conforme à la RGPD.
Comment un administré peut-il se désinscrire ?
Un administré peut se désinscrire en cliquant sur le lien « se désinscrire » en bas du mail envoyé. À partir de ce moment, il ne sera plus possible de lui envoyer d’email ou de SMS.
Quel émetteur apparaîtra lors de l’envoi des SMS ?
Le nom de l’émetteur est personnalisable : il doit être composé de 11 caractères maximum, sans espace, ni caractères spéciaux.
Les administrés pourront-ils répondre aux SMS/emails ?
Les administrés ne pourront répondre ni aux SMS ni aux emails.
Les statistiques d’envois sont-elles disponibles ?
Pour chaque campagne envoyée, vous pouvez obtenir des données sur la délivrabilité, les ouvertures, les clics ou encore les désinscriptions, en nombre absolu et en pourcentage.
Suis-je limité(e) en envoi de SMS ou d’email ?
Lors de votre souscription à notre service « Ma communication », vous avez la possibilité d’acheter des crédits d’email et/ou de SMS. Vos crédits sont valables durant toute la durée de votre engagement avec Koba Civique.