Conditions Générales de Ventes _ Freemium
CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE ET D’UTILISATION
Version en vigueur : Juin 2020
Les prestations concernées par le présent CGV sont celles liées à l’utilisation de la plateforme en ligne Koba Civique.
1 Préambule
La Société KOBA S.A.S. conçoit et développe un portail de services numériques (KOBA SOLUTION CIVIQUE) à destination des collectivités locales, dont l’hébergement est assuré chez un Tiers hébergeur.
Ce portail permet aux collectivités locales de créer et de mettre à jour des solutions dédiées, en mode SAAS.
Le POUVOIR ADJUDICATEUR a recherché un prestataire capable de lui proposer ce type de prestation.
La démarche et les informations collectées par le POUVOIR ADJUDICATEUR ont permis, d’après ses propres critères, de retenir l’offre de KOBA S.A.S.
Les présentes Conditions Générales de Vente et d’Utilisation décrivent les obligations auxquelles les parties entendent se conformer dans le cadre de leur relation contractuelle, étant précisé que, de convention expresse, et hormis les cas de notification, de dénonciation du contrat, de changement d’adresse ou de modification contractuelle, la validation en ligne des conditions générales de ventes par le POUVOIR ADJUDICATEUR entraîne l’acceptation comme mode de preuve des communications électroniques (e-mails/courriels) échangées entre KOBA S.A.S. et le POUVOIR, l’impression de ces communications électroniques étant considérée comme un écrit faisant foi entre les parties.
2 Définitions
Dans la suite du Contrat, chacune des expressions mentionnées aura la signification suivante :
« Contrat » : désigne l’ensemble des obligations contractuelles convenues entre les parties par la validation en ligne des conditions générales de ventes par le POUVOIR ADJUDICATEUR.
« Portail de services numériques » : désigne l’ensemble des programmes mis en œuvre par KOBA S.A.S., dans le cadre de KOBA SOLUTION CIVIQUE
« Base de données du Pouvoir adjudicateur » : désigne l’ensemble des données du POUVOIR ADJUDICATEUR, qui sont exploitées et conservées par celui-ci sur le portail de services numériques, sous sa propriété et sa responsabilité.
« Tiers hébergeur » : désigne la société à qui est confiée l’hébergement du portail de services numériques KOBA SOLUTION CIVIQUE et de l’espace dédié au POUVOIR ADJUDICATEUR sur ce portail.
« Infrastructure d’Hébergement » : désigne les Matériels et les Services d’hébergement sur lesquels repose le portail de services numériques, pour répondre aux besoins du POUVOIR ADJUDICATEUR.
« Services Hébergement » : correspond à l’ensemble des Services d’exploitation proposés. Ces services sont
décrits dans le présent Contrat.
« Développements Spécifiques » : désigne l’ensemble des programmes (dont modules) modifiés ou créés par KOBA S.A.S. sur demande du POUVOIR ADJUDICATEUR.
« Utilisateur » : désigne toute personne physique souhaitant un accès au portail de services numériques, via un code d’utilisateur et un mot de passe. Par extension un utilisateur peut être un internaute utilisant le portail si celui-ci le permet.
« Prestations » : désigne l’ensemble des opérations et des tâches réalisées par KOBA S.A.S. au titre du Contrat, et nécessaires pour l’exploitation du portail de services numériques.
« SPAM » : désigne les communications électroniques non sollicitées par le destinataire, notamment sous la forme de courriers électroniques.
« SAAS » (Software As A Service) : décrit le fonctionnement du portail de services numériques, celui-ci étant mis à disposition à distance par KOBA S.A.S., et accessible au POUVOIR ADJUDICATEUR par le biais d’un navigateur Internet.
« Panne » : désigne tout bogue, défaut de conception ou de réalisation, difficulté, incident, incompatibilité, dysfonctionnement, insuffisance et/ou dégradation des performances du portail de services numériques, non-conformité du portail au cahier des charges.
3 Documents contractuels
Les documents contractuels, par ordre de priorité décroissant (ensemble le « Contrat »), sont les suivants :
- Le devis/bon de commande et ses annexes éventuelles, dont les présentes conditions générales de vente et d’utilisation ;
- Les spécifications du client ;
- Les avenants éventuels au contrat.
Ces documents comprennent l’intégralité des obligations des parties.
En cas de contradiction entre les différents documents, le document le mieux classé dans l’ordre de priorité prévaudra.
Toute modification du Contrat doit faire l’objet d’un avenant signé par les responsables de chacune des parties dûment habilitées à cette fin.
4 Objet du Contrat
Le Contrat a pour objet la mise à disposition du portail de services numériques KOBA SOLUTION CIVIQUE (et les prestations associées) ; si nécessaire, la personnalisation de l’espace dédié au POUVOIR ADJUDICATEUR, le support utilisateur, l’hébergement et la maintenance du portail.
5 Durée du Contrat
Le Contrat prendra effet à compter de la validation du formulaire en ligne mis à disposition du POUVOIR ADJUCATEUR pour une première période dont la durée s’étend jusqu’au 31 mars 2026.
Au terme de cette première période, le Contrat sera renouvelé tacitement pour une durée de douze (12) mois.
Les conditions de résiliation ou non-renouvellement sont énoncées à l’article 14 du présent document.
6 Prestations
6.1 Mise à disposition du portail numérique
KOBA S.A.S. met à disposition du POUVOIR ADJUDICATEUR, un accès au portail numérique KOBA SOLUTION CIVIQUE, pendant toute la durée du contrat.
6.2 Hébergement du portail numérique
6.2.1 L’infrastructure d’Hébergement mise à disposition
KOBA S.A.S. s’engage à souscrire au service d’hébergement qu’il jugera le plus approprié.
A titre indicatif, le Tiers hébergeur retenu par KOBA S.A.S. est :
OVH SAS
2 rue Kellermann, BP 80 157
59053 ROUBAIX Cedex 1
Capital social : 10 059 500 euros
RCS : Lille Métropole
424 761 419 000 45
N° TVA : FR 224 24 76 14 19
Le nom de domaine réservé par le POUVOIR ADJUCATEUR sera géré par KOBA S.A.S. pendant toute la durée du Contrat, en le nom et pour le compte du POUVOIR ADJUDICATEUR.
Le nom de domaine géré par KOBA S.A.S. sera restitué au POUVOIR ADJUDICATEUR au terme du Contrat.
6.2.2 Durée de l’abonnement à l’infrastructure d’hébergement
La durée de l’abonnement à l’Infrastructure d’hébergement est identique à celle du Contrat, sauf accord particulier.
6.2.3 Engagement du Tiers hébergeur choisi par KOBA S.A.S.
Le Tiers hébergeur s’engage à apporter tout le soin et la diligence nécessaires à la fourniture d’un service de qualité conformément aux usages de la profession et aux technologies connues.
En outre, le Tiers hébergeur prend l’engagement de :
- Maintenir en état de fonctionnement les Matériels. En cas de défaillance des Matériels, le Tiers hébergeur s’engage à remplacer la pièce défectueuse dans les meilleurs délais possibles sauf défaillance qui ne serait pas de son fait, ou toute autre intervention qui nécessiterait une interruption du service excédant les délais habituels de remplacement. Dans ce dernier cas, KOBA S.A.S. en informe immédiatement le POUVOIR ADJUDICATEUR.
- Assurer l’accès au serveur via Internet 24 h/24 tous les jours de l’année. Le Tiers hébergeur se réserve la possibilité d’interrompre le serveur pour procéder à une intervention technique afin d’en améliorer le fonctionnement, étant précisé que cette intervention devra se tenir hors samedis et dimanches. De même, le Tiers hébergeur se réserve également le droit d’interrompre la connexion à Internet de l’Infrastructure d’hébergement, si celle-ci constitue un danger pour le maintien de la sécurité du portail numérique d’hébergement.
- Intervenir en cas d’incident, dans un délai maximum de 24 heures à compter de la demande d’intervention, qui sera faite, sans délai à compter de la constatation de l’incident, de son propre chef.
- Assurer le maintien au meilleur niveau de la qualité de ses outils conformément aux règles et usage de sa profession.
6.3 Support utilisateur
Le support utilisateur constitue un service inclus dans la prestation de maintenance qui consiste à renseigner le POUVOIR ADJUDICATEUR sur le fonctionnement et l’utilisation du portail de services numériques au-delà des indications fournies dans le manuel d’utilisation et/ou dans la formation.
Le support utilisateur est disponible par mail ou via un chat en ligne et ouvert du lundi au jeudi de 9h30 à 18h30, et le vendredi de 9h30 à 17h00, exception faite des jours fériés.
6.4 Maintenance du portail de services numériques
KOBA S.A.S. apporte une garantie concernant la disponibilité du portail de services numériques KOBA SOLUTION CIVIQUE.
A cette fin, KOBA S.A.S. en assure la maintenance pendant toute la durée du contrat.
Dans le cadre de cette maintenance, KOBA S.A.S. s’engage à remédier aux Pannes détectées et identifiées par le POUVOIR ADJUDICATEUR, sans frais, sous réserve du respect des clauses du Contrat.
La maintenance a essentiellement pour finalité générale de conserver le niveau de fiabilité et de performance du portail de services numériques et d’en minimiser les indisponibilités.
En cas de panne, les délais sur lesquels KOBA S.A.S. s’engage sont les suivants :
- Pour une anomalie bloquante ou majeure, le délai de prise en charge est de 8 heures ouvré ; celui d’intervention est de 24 heures. Le délai de résolution est de 4 jours ouvrés maximum pour une anomalie majeure, et de 3 jours ouvrés pour une anomalie bloquante.
- Pour une anomalie non bloquante, le délai de prise en charge est de 24 heures ouvrées ; celui d’intervention est de 48 heures. Le délai de résolution est de cinq (5) jours ouvrés maximum.
A défaut de correction, KOBA S.A.S. devra fournir une solution de contournement à la Panne signalée, dans les délais susvisés, et bénéficiera alors d’un nouveau délai pour fournir une correction définitive.
La formalisation d’une Panne se fera prioritairement par courriel qui vous sera communiqué lors de la mise en route du contrat.
En cas de demande effectuée par courriel, le délai s’entend à compter de la réception du courriel, confirmée par accusé réception de KOBA S.A.S.
Le titulaire s’engage à tout mettre en œuvre pour assurer la permanence, la continuité et la qualité des services qu’il propose.
KOBA S.A.S. se réserve cependant la faculté de suspendre exceptionnellement et brièvement l’accessibilité aux serveurs pour d’éventuelles interventions de maintenance ou d’amélioration afin d’assurer le bon fonctionnement de ses services.
6.5 Mise à disposition de services de communication
KOBA S.A.S. met à disposition du POUVOIR ADJUDICATEUR des services de communication électronique consistant en la possibilité d’envoyer des SMS et/ou des emails à destination des citoyens ainsi que des mailings papier.
Ce service est disponible via le portail de services numériques sept (7) jours sur sept (7) et vingt-quatre (24) heures sur vingt-quatre (24) sauf cas de maintenance dans les conditions de l’article 6.4 ci-dessus ou cas de force majeure.
Le POUVOIR ADJUDICATEUR est seul responsable du contenu des communications avec les citoyens et du respect de ses obligations légales en matière de communications électroniques.
6.6 Facturation des services
La facturation Koba Civique s’effectue comme suit :
– pour les frais d’installation du ou des service(s) numérique(s) souscrit(s) et les prestations : facture adressée au POUVOIR AJDUCATEUR, une semaine après la validation du contrat par le POUVOIR ADJUCATEUR.
– pour les abonnements (service(s) souscrit(s) dans leur intégralité incluant les option(s)) : facture adressée au
POUVOIR ADJUDICATEUR, une semaine après la mise en ligne du service, payable ANNUELLEMENT à terme à échoir.
– pour les souscriptions additionnelles (souscription à une option ou à un service complémentaire, à un pack de SMS ou de Courriels, à une prestation complémentaire, etc.) : facture adressée au POUVOIR AJDUCATEUR, une semaine après la signature du contrat ou bon de commande. Concernant l’achat d’un pack de SMS et/ou de Courriels, l’utilisation des crédits SMS ou Courriels n’est pas limitée dans le temps à la condition que le service soit toujours actif. Si un crédit SMS et/ou Courriels n’est toujours pas utilisé au terme du contrat Koba Civique pour le service concerné, le crédit sera alors définitivement perdu.
- Propriété intellectuelle
7.1 Portail de services numériques KOBA SOLUTION CIVIQUE – CMS
KOBA S.A.S. concède au Client une licence d’utilisation du Portail numérique KOBA SOLUTION CIVIQUE, pour toute la durée du Contrat.
Le POUVOIR ADJUDICATEUR s’interdit de sous-licencier à des tiers ou d’exploiter commercialement le portail de services numériques proposé par KOBA S.A.S. sous peine d’actions judiciaires.
7.2 Portail de services numériques du client et livrables
De convention expresse et en contrepartie des conditions financières convenues au titre des présentes, KOBA S.A.S. concède au Client une licence exclusive, incessible et intransmissible portant sur les livrables réalisés par KOBA S.A.S. sur commande du POUVOIR ADJUDICATEUR en vue de la personnalisation de son portail de services numériques.
Cette licence inclut le droit de reproduction et de représentation, le droit d’adaptation, d’arrangement, de traduction à l’exclusion de tout droit d’exploitation commerciale.
7.3 Contenus du Client
KOBA S.A.S. ne pourra revendiquer aucun droit de propriété portant sur l’ensemble des Contenus produits et mis en ligne par le POUVOIR ADJUDICATEUR.
Le POUVOIR ADJUDICATEUR garantit être titulaire des droits de propriété intellectuelle ou des autorisations nécessaires à l’utilisation des contenus de son portail de services numériques. A ce titre, il garantit KOBA S.A.S. contre tout recours de tiers relatif à la propriété de ces Contenus.
- Remise du portail de services numériques
Un manuel d’utilisation de la Solution, ainsi que la charte graphique du portail de services numériques sera remis au POUVOIR ADJUDICATEUR lors de la mise à disposition du portail numérique et de la mise en ligne de son espace dédié.
Les livrables seront rédigés en français.
9 Conditions d’exécution des Prestations
KOBA S.A.S. garantit être un professionnel expérimenté et, en cette qualité, propose des prestations de formations payantes au POUVOIR ADJUDICATEUR pour l’utilisation du portail de services numériques, en lui donnant tout conseil et information utile, ainsi que toute mise en garde sur les risques de toute natures liés à l’exécution du Contrat.
Les parties conviennent de collaborer étroitement et loyalement dans le cadre de leurs relations contractuelles.
KOBA S.A.S. s’engage à communiquer les difficultés dont il pourrait prendre la mesure au regard de son expérience, au fur et à mesure de l’avancement du projet, afin de permettre leur prise en compte le plus rapidement possible, participant ainsi à la réussite de l’ensemble.
Chacune des parties désignera à l’autre le responsable de l’exécution du Contrat en lui indiquant ses coordonnées. Ce responsable représente la partie qui l’a désigné et est son correspondant attitré auprès de l’autre.
Dans le cas où une partie serait conduite à changer de responsable, elle devra veiller à ce que ce changement de personne physique n’interrompe pas la mission liée à la fonction et à informer l’autre partie de ce changement dans les meilleurs délais, en lui communiquant les coordonnées de ce nouveau responsable.
10 Obligation des Parties
Chaque partie s’engage à disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité nécessaires à la conclusion et à l’exécution des obligations prévues au Contrat.
En cas de défaillance d’une personne de son équipe, chaque partie doit en aviser l’autre partie, et prendre les dispositions nécessaires pour que la bonne exécution des prestations ne s’en trouve pas compromise.
Les parties s’engagent à tout mettre en œuvre, en cas de difficultés, pour faire preuve d’une réactivité maximum, notamment en termes de moyens humains, matériels et économique.
11 Responsabilité
11.1 Généralités
KOBA S.A.S. est astreint à une obligation de moyens. KOBA S.A.S. ne pourra en aucun cas être tenu responsable en cas de dysfonctionnement, problème ou défaut technique lié au réseau ou lignes téléphoniques empêchant l’accès normal au portail de services numériques et/ou aux services fournis au titre du Contrat, en cas d’interruption du service d’hébergement ou de routage de messages, d’utilisation frauduleuse du portail, de sa contamination par d’éventuels virus, des risques de piratage ou de l’intrusion d’un tiers dans le système du terminal des utilisateurs du portail de services numériques causant un dommage au POUVOIR ADJUDICATEUR ou à ses utilisateurs, à leurs équipements informatiques ou aux données qui y sont stockées.
Le POUVOIR ADJUDICATEUR est seul responsable du contenu avec lequel il alimente le portail, sans que la responsabilité de KOBA S.A.S. puisse être recherchée à ce titre, pour quelque cause que ce soit.
Dans ce cadre, le POUVOIR ADJUDICATEUR s’engage à respecter les règles et obligations déontologiques, légales et règlementaires en vigueur relatives à ses activités et s’engage notamment à ne pas diffuser de contenus, quelle que soit leur nature ou leur forme :
- De caractère violent ou pornographique, pédophile,
- Contraire à l’ordre public ou aux bonnes mœurs,
- À caractère diffamatoire ou injurieux,
- Constituant un acte de contrefaçon,
- À caractère raciste, xénophobe, négationniste ou portant atteinte à l’honneur ou à la réputation d’autrui,
- Portant atteinte à la vie privée, à l’intimité de la vie privée ou au droit à l’image des personnes,
- Contenant des virus, des vers, des chevaux de Troie,
- Incitant à commettre un délit, un crime ou un acte de terrorisme.
En tant que de besoin, il est précisé que le POUVOIR ADJUDICATEUR reste seul éditeur et propriétaire des contenus qu’il édite et qu’en cas de recours d’un tiers à l’encontre de KOBA S.A.S. relatif au contenu du portail de services numériques, le POUVOIR ADJUDICATEUR garantira KOBA S.A.S. de toutes les conséquences que pourraient avoir ce recours.
Le POUVOIR ADJUDICATEUR s’engage à respecter l’ensemble des prescriptions légales et réglementaires en vigueur, ainsi que les droits des tiers.
11.2 Clause limitative de responsabilité
Si la responsabilité de KOBA S.A.S. était retenue dans le cadre de l’exécution du présent Contrat, le montant des dommages-intérêts qui pourraient être dus par KOBA S.A.S. au POUVOIR ADJUDICATEUR ne pourra excéder le montant des sommes versées par le POUVOIR ADJUDICATEUR à KOBA S.A.S. en exécution du présent Contrat au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de la responsabilité de KOBA S.A.S. Les parties conviennent expressément que, en tout état de cause, la responsabilité éventuelle de KOBA S.A.S ne pourra, en aucune manière, être recherchée pour tous dommages indirects, qui pourraient résulter de l’utilisation du portail de services numériques dans le cadre du Contrat, notamment tout préjudice commercial (perte de chiffre d’affaires, de bénéfice, de marge, de commande ou perte de chance) ou d’image.
11.3 Assurances
KOBA S.A.S. a souscrit une police d’assurances couvrant sa responsabilité civile professionnelle et contractuelle.
11.4 Confidentialité
L’obligation de confidentialité la plus absolue s’impose aux parties, ainsi qu’à ses préposés ou sous-traitants, et s’applique à toutes les informations qu’elles auront recueillies à l’occasion de l’exécution du Contrat (telles que, notamment, des informations sur l’autre partie, le contenu des fichiers, tout document ou information remis par l’autre partie) tant pendant la durée d’exécution du Contrat que postérieurement à son expiration, quelle qu’en soit la cause.
11.5 Force majeure
Aucune des parties ne sera tenue pour responsable d’un manquement à ses obligations contractuelles dû à un
évènement constituant un cas de force majeure, au sens que lui donnent les juridictions de droit français.
- Données à caractère personnel
Dans le cadre de la mise à disposition du portail de services numériques, KOBA S.A.S pourra être amené à traiter des données à caractère personnel d’Utilisateurs pour le compte du POUVOIR ADJUDICATEUR.
Chaque partie s’engage, pour ce qui la concerne, à respecter la règlementation relative à la protection des données personnelles en vigueur, et en particulier la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après la « loi Informatique et Libertés ») et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « Règlement »). Compte tenu des Prestations réalisées pour le POUVOIR ADJUDICATEUR, le POUVOIR ADJUDICATEUR est responsable de traitement et KOBA S.A.S sous-traitant, au sens de la règlementation relative aux données à caractère personnel.
12.1. Obligations du KOBA S.A.S vis-à-vis du POUVOIR ADJUDICATEUR
KOBA S.A.S s’engage à :
- traiter les données uniquement dans le cadre des Prestations et pour la ou les seule(s) finalité(s) définies dans présent contrat ;
- ne pas utiliser les données à d’autres fins que la stricte exécution des Prestations ;
- traiter les données conformément aux finalités et aux instructions documentées du POUVOIR ADJUDICATEUR figurant dans le présent contrat. Si KOBA S.A.S considère qu’une instruction constitue une violation du Règlement ou de toute autre disposition du droit national relatif à la protection des données, il en informe immédiatement le POUVOIR ADJUDICATEUR ;
- supprimer les données à caractère personnel dont la durée de conservation, telle que définie dans le présent contrat est arrivée à expiration. Cette suppression interviendra automatiquement sans instructions particulières du POUVOIR ADJUDICATEUR dès la survenance de l’expiration de la durée de conservation. En tout état de cause, au terme du Contrat, la suppression des données à caractère personnel interviendra au plus tard soixante (60) jours calendaires après la fin des opérations de réversibilité prévues à l’article 15 ci-dessous ;
- garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du Contrat ;
- veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du Contrat :
- S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
- Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ;
- prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.
12.2. Responsabilités du POUVOIR ADJUDICATEUR
Le POUVOIR ADJUDICATEUR est seul responsable de l’utilisation par ses préposés :
- Du portail de services numériques et garantit son utilisation conformément à la règlementation, notamment relative aux données à caractère personnel, et aux manuels d’utilisation communiqués par KOBA S.A.S et/ou aux formations assurées au POUVOIR ADJUDICATEUR ;
- Des informations de connexion (notamment liens, identifiants nécessaires) au portail et de leur respect de la confidentialité de ces informations.
En particulier, KOBA S.A.S ne saurait être tenu responsable de toute utilisation illégale ou non conforme par le POUVOIR ADJUDICATEUR et ses préposés du portail de services numériques et notamment en cas de :
- Détournement des champs de bases des données ;
- Mention de qualificatifs interdits par la règlementation ;
- Extraction de contenus ou de données du portail de services numériques ;
- Création de profils utilisateurs.
12.3. Information – assistance du POUVOIR ADJUDICATEUR
KOBA S.A.S établit et tient à jour le registre des activités de traitement prévu par l’article 30 du Règlement. Il tient, le cas échéant, à la disposition du POUVOIR ADJUDICATEUR la copie de ce registre correspondant aux traitements réalisés pour le compte du POUVOIR ADJUDICATEUR.
KOBA S.A.S apporte une assistance au POUVOIR ADJUDICATEUR dans le cadre du respect par le POUVOIR ADJUDICATEUR de ses obligations au titre du Règlement. En particulier, KOBA S.A.S aide le POUVOIR ADJUDICATEUR pour la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données et la consultation préalable de l’autorité de contrôle.
12.4. Mesures de sécurité
KOBA S.A.S s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles .telles que décrites dans son accord de niveau de service disponible sur simple demande par courriel à l’adresse succes.client@koba.com.
12.5. Droit d’information et exercice des droits des personnes
Il appartient au POUVOIR ADJUDICATEUR de fournir aux Utilisateurs du portail de services numériques, au moment de la collecte des données, l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au titre des articles 13 ou 14 du Règlement, étant entendu que le contenu de cette information est de la seule responsabilité du POUVOIR ADJUDICATEUR.
KOBA S.A.S s’engage à assister le POUVOIR ADJUDICATEUR en cas demande relative à l’exercice des droits des personnes (droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée, y compris le profilage), étant entendu que la décision de faire droit aux demandes des personnes concernées est de la seule responsabilité du POUVOIR ADJUDICATEUR.
12.6. Notification des violations de données à caractère personnel
KOBA S.A.S s’engage à notifier au POUVOIR ADJUDICATEUR toute violation de données à caractère personnel sans délai après en avoir pris connaissance.
Cette notification est adressée au représentant du POUVOIR ADJUDICATEUR défini dans le formulaire en ligne complété par ce dernier.
Elle est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au POUVOIR ADJUDICATEUR, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente et contient au moins :
- La description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
- Le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d’un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
- La description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
- La description des mesures prises ou que KOBA S.A.S propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives. Si, et dans la mesure où il n’est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, les informations peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu.
Sauf accord spécifique contraire, le POUVOIR ADJUDICATEUR sera en charge de la communication de la violation des données personnelles aux personnes concernées.
12.7. Sous-traitance
KOBA S.A.S est autorisé par le POUVOIR ADJUDICATEUR à sous-traiter une partie des Prestations mettant en œuvre un traitement de données à caractère personnel pour mener les activités de traitement suivantes :
Hébergement du portail de services numériques, à :
OVH SAS
2 rue Kellermann, BP 80 157
59053 ROUBAIX Cedex 1
RCS : Lille Métropole
424 761 419 000 45
Envoi de SMS, à :
SMS FACTOR
126 avenue Léon Bérenger
06700 SAINT LAURENT DU VAR
Envoi d’Emails à :
MAILCHIMP
Nonobstant cette autorisation de sous-traitance, KOBA S.A.S reste pleinement responsable devant le POUVOIR ADJUDICATEUR de l’exécution de l’ensemble de ses obligations.
12.8. Traitement de données dans un pays tiers
Les données à caractère personnel des Utilisateurs du portail de services numériques ne font l’objet d’aucun transfert vers des pays tiers à l’Union Européenne.
13 Conditions financières
13.1 Prix
Les prix proposés par KOBA S.A.S. sont indiqués sur son site internet koba-civique.com.
Le POUVOIR ADJUDICATEUR reconnaît avoir eu connaissance des tarifs.Tous droits et taxes applicables à ces prix seront ceux en vigueur au jour de la facturation.
KOBA S.A.S s’engage de manière exceptionnelle à offrir gratuitement l’accès au service « Mon site » au POUVOIR ADJUCATEUR. Ce dernier pourra s’il le désire souscrire à des options ou services payants rattachées à ce service et décrits en annexe 1 du présent contrat. Ces services ou options feront alors l’objet d’un devis à destination du POUVOIR ADJUCATEUR. Seule la signature du devis pourra enclencher la mise en à disposition des services ou options auprès du POUVOIR ADJUCATEUR.
Conformément au décret n° 2016-750 du 6 juin 2016 relatif à la liste des activités de services à la personne soumises à agrément ou à autorisation dans le cadre du régime commun de la déclaration, la redevance mensuelle/trimestriel/annuelle (abonnement) est payable d’avance.
Conformément aux dispositions prévues au décret n°2013-269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique, le paiement sera effectué dans un délai de trente (30) jours. Ce délai de paiement court à compter de la date de remise par le titulaire du décompte (facture ou mémoire) au POUVOIR ADJUDICATEUR.
Lorsque KOBA S.A.S. constate qu’il ne peut recouvrer les sommes correspondantes à l’un des Services commandés, après mise en demeure, le portail de services numériques du Client est mis en sommeil jusqu’au règlement des sommes dues.
13.2 Révision de prix
Les prix du présent marché sont révisés à la fin de la deuxième année d’exécution. La révision s’effectue au mois de décembre de chaque de période annuelle et prend effet au 1er janvier de l’année suivante.
FORMULE DE REVISION
Pn= P0 (0,15+0,8ICHTrevTSn/ICHTrevTSn-0 + 0,05FSD1n/FSDn-0).
IDENTIFIANT DE LA FORMULE DEREVISION
Pn : Prix révisé pour la période annuelle n
P0 : Prix initial au mois de remise des offres, ce mois est appelé le mois zéro
ICHTrevTSn : Dernier indice du coût horaire du travail révisé tous salariés des industries mécaniques et électriques, publié pour la période annuelle n, un mois avant la date anniversaire de notification du marché
ICHTrevTSn-0 : Indice définitif du coût horaire du travail révisé tous salariés des industries mécaniques et électriques, applicable au mois de remise des offres
FSD1n : Dernier indice des fournitures et services divers 1 publié pour la période annuelle n, un mois avant la date anniversaire de notification du marché
FSDn-0 : Indice définitif des fournitures et services divers 1, applicable au mois de remise des offres
Exception sera faite pour le service « Mon site » offert au POUVOIR ADJUCATEUR jusqu’au 31 mars 2026 maximum. Passé cette date, le tarif catalogue sera automatiquement appliqué par KOBA S.A.S. Ce tarif est disponible sur le site Internet de KOBA S.A.S. l’évolution de son prix suivra les règles énoncées dans le paragraphe 13.2
13.3 Modules et services complémentaires
KOBA S.A.S. s’engage à conseiller le POUVOIR ADJUDICATEUR dans le cas où ce dernier émettrait des demandes complémentaires ou nouvelles, en cours d’exécution des présentes.
Les modules et les services complémentaires qui figurent ou pourront figurer au catalogue de KOBA S.A.S., pourront être proposés par KOBA S.A.S. aux conditions suivantes :
- Respect pour chacun des nouveaux services proposés, des conditions définies aux présentes,
- Signature d’un avenant indiquant les services concernés et leur prix,
- Versement d’un prix complémentaire.
14 Résiliation du Contrat
14.1 Résiliation sans faute ou non-renouvellement
Conformément à l’article R2112-4 du Code de la Commande Publique, au terme de la durée initiale d’abonnement, la reconduction d’une année sur l’autre est tacite.
Le POUVOIR ADJUDICATEUR pourra résilier le marché à tout moment, moyennant un délai de prévenance de trois (3) mois.
Aucune somme ne sera due par KOBA S.A.S. en cas de résiliation anticipée ou de non-renouvellement de son Contrat par le POUVOIR ADJUDICATEUR. En particulier, aucun achat de services prépayés ou acompte versé ne peut ouvrir droit à remboursement en cas de résiliation anticipée ou de non-renouvellement.
14.2 Résiliation pour faute
En cas de violation d’une des obligations substantielles mentionnées dans les présentes conditions de vente et d’utilisation et non remédiées dans un délai de 30 (trente) jours à compter de la notification écrite de la violation, l’une ou l’autre des parties peut résilier, de plein droit, sans formalité judiciaire, le présent Contrat, sans préjudice de toutes sommes auxquelles l’une ou l’autre des parties pourrait prétendre en réparation de son préjudice. La résiliation prendra effet 30 (trente) jours après notification de la résiliation par lettre recommandée avec accusé de réception.
Si KOBA S.A.S. résilie le Contrat en raison d’un manquement du POUVOIR ADJUDICATEUR à ses obligations, le POUVOIR ADJUDICATEUR règlera à KOBA S.A.S. les sommes dues jusqu’à la date effective de résiliation, sans préjudice de toutes sommes auxquelles KOBA S.A.S. pourrait prétendre en réparation de son préjudice.
Si le POUVOIR ADJUDICATEUR résilie le Contrat en raison d’un manquement de KOBA S.A.S. à ses obligations, le POUVOIR ADJUDICATEUR pourra annuler toutes les commandes en cours non livrées, sans préjudice de toutes sommes auxquelles le POUVOIR ADJUDICATEUR pourrait prétendre en réparation de son préjudice.
14.3 Services gratuits
KOBA S.A.S pourra mettre gracieusement à disposition du POUVOIR ADJUDICATEUR et pour une période indéterminée certains services disponibles sur sa plateforme. L’utilisation de ces services est soumise aux mêmes conditions générales de vente que celles ici décrites.
Le POUVOIR ADJUDICATEUR reconnaît que KOBA S.A.S de sa propre initiative et sans justification pourra mettre un terme à la mise à disposition des services gratuits auprès du POUVOIR ADJUDICATEUR, notamment lorsque ce dernier n’aura pas eu l’usage de ces services dans un délai de 12 mois à compter de leur date de mise à disposition initiale. KOBA S.A.S notifiera le POUVOIR ADJUDICATEUR de l’arrêt des services gratuits et ne pourra en aucun cas être tenu responsable des conséquences de cet arrêt. A sa demande, le POUVOIR ADJUDICATEUR pourra récupérer ses données auprès de KOBA S.A.S avant l’arrêt des services concernés.
15 Réversibilité
Au terme du Contrat, à compter de sa résiliation pour quelque cause que ce soit, KOBA S.A.S. restituera au POUVOIR ADJUDICATEUR toute information et tout document fournis concernés par le portail de services numériques pour l’exécution du Contrat en cas de demande de restitution du POUVOIR ADJUDICATEUR. Ladite demande de restitution devra être obligatoirement formulée par lettre recommandée avec accusé de réception, au minimum un (1) mois avant la date d’effet de la résiliation.
Les travaux nécessaires à la réalisation de la restitution seront à la charge du POUVOIR ADJUDICATEUR.
A ce titre, KOBA S.A.S. s’engage à délivrer toutes les données appartenant au POUVOIR ADJUDICATEUR (dont contenus et base de données) sous format électronique dans un délai de vingt (20) jours ouvrés suivant la date de réception de la requête écrite du POUVOIR ADJUDICATEUR.
En tout état de cause, les Services Hébergement concernés par le Contrat, continueront d’être exécutés jusqu’à la date de résiliation effective.
16 Référence commerciale
KOBA S.A.S. se réserve la possibilité de faire figurer le nom du POUVOIR ADJUDICATEUR sur une liste de références, sur quelque support que ce soit.
KOBA S.A.S. ne pourra utiliser le nom du POUVOIR ADJUDICATEUR pour une diffusion par voie de presse ou d’affichage sans l’accord écrit et préalable du POUVOIR ADJUDICATEUR.
17 Cession du Contrat
Le Contrat ne pourra faire l’objet d’une cession totale ou partielle à titre onéreux ou gratuit, sauf accord exprès et préalable du POUVOIR ADJUDICATEUR.
En conséquence, si une telle opération intervenait, la partie envisageant la cession devrait informer l’autre dans un délai de huit (8) jours calendaires par lettre recommandée avec avis de réception. La partie non cédante aura alors un délai d’un (1) mois de réflexion pour accepter ou non la poursuite du Contrat. Cet accord devra être formalisé par écrit. En l’absence d’accord de la partie non cédante, le Contrat prendra fin automatiquement et de plein droit trois (3) mois après la fin du délai de réflexion d’un (1) mois avec les conséquences prévues au Contrat en cas de rupture.
18 Modification des Conditions Générales de Vente et d’Utilisation
KOBA S.A.S. se réserve la faculté de modifier les présentes Conditions Générales de Vente et d’Utilisation à tout moment. Si les modifications apportées aux présentes Conditions Générales de Vente et d’Utilisation sont substantielles, ces dernières seront portées à la connaissance du POUVOIR ADJUDICATEUR 30 jours avant la modification définitive.
19 Langue du Contrat et de ses annexes
Dans le cas où le Contrat serait traduit dans une langue étrangère, seul le Contrat rédigé en français fera foi.
20 Loi applicable
Le Contrat est soumis à la loi française.
21 Non validité partielle
Si une ou plusieurs stipulations du Contrat sont tenues pour non valides ou déclarées telles en application d’une loi, d’un règlement ou à la suite d’une décision définitive d’une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée.
22 Différends
Pour le cas où un litige naîtrait entre les parties du fait de l’exécution ou de l’interprétation du Contrat, les parties conviennent, préalablement à toute action en justice, de rechercher une solution amiable par la voie notamment d’une conciliation.
En cas de litige au titre de l’interprétation ou de l’exécution du Contrat, et après recherche d’une solution amiable, les litiges seront portés devant le Tribunal administratif territorialement compétent selon les règles de procédure civiles française applicables.
Les présentes conditions générales comprennent 22 articles.
ANNEXE 1 : Catalogue des services et options proposées pour le service « Mon Site » disponible sur la plateforme Koba Civique.